Kaj mora biti zapisano na plačilni listi?
Na bančni račun je nakazan en znesek, vendar je v njem lahko združenih več različnih postavk.
Plačilna lista pokaže, koliko je zaposleni prejel za redno delo, katere dodatke in nadomestila so mu obračunali, koliko so znašali prispevki in zakaj se nakazilo razlikuje od bruto plače. Zato jo je smiselno primerjati s pogodbo o zaposlitvi, evidenco delovnega časa in dejansko opravljenimi urami.
Uradni izraz je pisni obračun plače
Izraz plačilna lista se uporablja v vsakdanjem jeziku, Zakon o delovnih razmerjih pa govori o pisnem obračunu plače. Delodajalec ga mora zaposlenemu izdati do konca plačilnega dne ob vsakem izplačilu.
Zakon ne določa enotnega obrazca, ki bi ga morali uporabljati vsi delodajalci. Iz obračuna pa morajo biti razvidni podatki o zaposlenem in delodajalcu, plači, nadomestilih plače, povračilih stroškov, drugih prejemkih, davkih in prispevkih ter plačilnem dnevu. Podrobnejše zahteve lahko določa tudi kolektivna pogodba.
Osnovna plača je izhodišče obračuna
Na plačilni listi je najprej treba poiskati osnovno plačo. To je bruto znesek, ki je dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi za opravljanje dela v polnem oziroma dogovorjenem delovnem času. Določena je glede na zahtevnost dela, za katero je zaposleni sklenil pogodbo.
Na obračunu so običajno navedeni tudi obračunsko obdobje, število ur rednega dela in uporabljena urna postavka. Število ur je smiselno primerjati z razporedom dela in lastno evidenco prihodov, odhodov ter odsotnosti.
Osnovna plača in minimalna plača nista ista pojma. Osnovna plača, določena v pogodbi, je lahko nižja od minimalne plače. V tem primeru mora delodajalec ob izpolnjenih pogojih obračunati razliko do minimalne plače. Dodatki za posebne pogoje dela, delovna in poslovna uspešnost pa se v minimalno plačo ne vštevajo, temveč se ji prištejejo.
Dodatki morajo biti razvidni ločeno
Plača je sestavljena iz osnovne plače, dela plače za delovno uspešnost in dodatkov. Če je tako dogovorjeno, je lahko njen sestavni del tudi plačilo za poslovno uspešnost.
Zaposlenemu lahko pripadajo dodatki za delovno dobo, nadurno in nočno delo, delo ob nedeljah, praznikih in dela prostih dnevih ter za druge posebne pogoje dela. Višina posameznih dodatkov je pogosto določena v kolektivni pogodbi, ki zavezuje delodajalca.
Na plačilni listi mora biti mogoče ugotoviti, kateri dodatek je bil obračunan, za koliko ur oziroma v kakšnem obsegu in v kolikšnem znesku. Dodatek za nočno ali nadurno delo tako ne sme biti skrit v osnovni ali minimalni plači. Če je zaposleni v določenem mesecu opravil nadure, na obračunu pa ni ustrezne postavke, je treba preveriti, kako jih je delodajalec evidentiral in obračunal.
Nadomestilo plače ni plačilo za opravljeno delo
Zaposleni lahko v posameznem mesecu prejme tudi nadomestilo plače za čas, ko ni delal iz upravičenega razloga. To velja na primer za letni dopust, praznik, bolniško odsotnost ali plačano odsotnost zaradi osebnih okoliščin.
Na obračunu morata biti razvidna razlog odsotnosti in obseg nadomestila. Ker se osnova in odstotek nadomestila lahko razlikujeta glede na vrsto odsotnosti, znesek ni nujno enak plačilu, ki bi ga zaposleni prejel za opravljeno delo. Pri bolniški odsotnosti je pomembno tudi, ali nadomestilo bremeni delodajalca ali zdravstveno zavarovanje.
Prehrana in prevoz nista del plače
Povračilo stroškov za prehrano med delom, prevoz na delo in z dela ter službena potovanja se na plačilni listi prikazuje ločeno od plače. Ti zneski niso del osnovne ali minimalne plače.
Med drugimi prejemki so lahko prikazani tudi regres, jubilejna nagrada, solidarnostna pomoč, odpravnina ali druga izplačila, če so bila izplačana v istem obdobju. Ločen prikaz zaposlenemu omogoča, da ugotovi, kateri del nakazila predstavlja plačo in kateri del povračilo stroškov ali drug prejemek.
Od bruto do neto zneska
Bruto plača še ni znesek, ki ga zaposleni prejme na račun. Od nje se obračunajo prispevki za socialno varnost in akontacija dohodnine. Na višino akontacije lahko vplivajo tudi davčne olajšave, zato imata lahko zaposlena z enako bruto plačo različen neto znesek.
Na plačilni listi morajo biti prikazani obračun davkov in prispevkov, neto plača ter morebitni drugi odtegljaji. Med slednjimi so lahko na primer izvršbe, administrativne prepovedi ali premije dodatnega zavarovanja.
Končno nakazilo na bančni račun je lahko višje od neto plače, ker vključuje še prehrano, prevoz in druga povračila. Lahko je tudi nižje, če so bili obračunani dovoljeni odtegljaji. Zaposleni lahko prek sistema eDavki dodatno preveri, ali in kako delodajalec zanj plačuje obvezne prispevke za socialno varnost.
Kaj storiti, če obračun ni pravilen?
Če na plačilni listi manjkajo opravljene ure, dodatki ali druga izplačila, je smiselno najprej zahtevati pojasnilo računovodstva oziroma delodajalca. Zahteva naj bo pisna, v njej pa naj bodo navedeni mesec, sporna postavka in podatki, s katerimi zaposleni utemeljuje svoje opozorilo.
Plačilne liste, pogodbo o zaposlitvi, anekse in lastne evidence delovnega časa je dobro hraniti. Če delodajalec napake ne odpravi ali pisnega obračuna sploh ne izda, je mogoče kršitev prijaviti Inšpektoratu Republike Slovenije za delo.
Pisni obračun je tudi verodostojna listina. Če je na njem določen znesek, ki ga delodajalec ni izplačal, lahko zaposleni na njegovi podlagi predlaga sodno izvršbo. Denarne terjatve iz delovnega razmerja je mogoče uveljavljati tudi neposredno pred delovnim sodiščem, zastarajo pa v petih letih.
Delodajalec mora zaposlenemu do 31. januarja izdati tudi obračun plač, nadomestil ter plačanih davkov in prispevkov za preteklo koledarsko leto. Mesečnih obračunov zato ni smiselno zavreči takoj po nakazilu, saj omogočajo primerjavo podatkov in dokazovanje morebitnih nepravilnosti.
