Ali sme delodajalec preverjati profile kandidatov na družbenih omrežjih?
Profile kandidatov na družbenih omrežjih je mogoče najti že z vpisom imena v spletni iskalnik. Toda javna dostopnost še ne pomeni, da jih sme delodajalec brez posebnega razloga pregledovati in podatke uporabiti pri izbiri.
Preverjanje spletnega ozadja za večino delovnih mest ni potrebno. Dopustno je lahko le, če ima delodajalec zanj ustrezno pravno podlago, je povezano s konkretnim delovnim mestom in ne posega nesorazmerno v kandidatovo zasebnost. Tudi javna objava zato še ni dovoljenje, da njena vsebina postane merilo pri zaposlovanju.
Preverjanje profilov ni samoumeven del zaposlovanja
Preverjanje kandidata na spletu presega običajno preverjanje podatkov, ki jih je navedel v prijavi. Informacijski pooblaščenec opozarja, da takšno preverjanje za večino delovnih mest ni potrebno.
Upravičeno je lahko, kadar ga zahteva zakon ali kadar je povezano s pomembnim in konkretnim tveganjem, ki izhaja iz narave delovnega mesta. Delodajalec mora v takšnem primeru presoditi, ali je preverjanje res nujno in ali istega cilja ne bi mogel doseči na način, ki manj posega v kandidatovo zasebnost.
Za pregledovanje profilov vseh prijavljenih kandidatov zgolj iz radovednosti ali zato, ker je to tehnično mogoče, zato ni zadostne utemeljitve.
Javno objavljen podatek ni nujno primeren za odločanje
Kandidat pri javno objavljeni vsebini ne more pričakovati enake stopnje zasebnosti kot pri zaprtem profilu. Kljub temu javna dostopnost še ne pomeni, da je vsak podatek pomemben za zaposlitev.
Delodajalec lahko od kandidata zahteva dokazila o izpolnjevanju pogojev za delo. Drugi podatki, ki jih zbira ali uporablja, pa morajo biti neposredno povezani z delovnim razmerjem oziroma konkretnim delovnim mestom.
Preverjanje javno navedenih preteklih zaposlitev ali strokovnih projektov na LinkedInu je tako lažje povezati z izbiro kandidata kot pregledovanje fotografij z dopusta, družinskih dogodkov ali zasebnih komentarjev na Facebooku in Instagramu.
Tudi posamezna stara objava brez konteksta praviloma ne omogoča zanesljive presoje kandidatovega znanja, odnosa do dela ali prihodnjega ravnanja v delovnem okolju.
Poklicno in zasebno družbeno omrežje nimata istega namena
Pri presoji je pomemben tudi namen družbenega omrežja. LinkedIn je namenjen poslovnemu povezovanju, predstavitvi izkušenj in iskanju zaposlitve, zato lahko kandidat razumno pričakuje, da si bo delodajalec ogledal njegov javni poklicni profil.
Facebook, Instagram in TikTok so večinoma namenjeni zasebnemu izražanju in druženju. Sistematično pregledovanje teh profilov lahko pomeni večji poseg v zasebnost, zlasti če vsebine niso povezane z delovnim mestom.
Meja ni odvisna samo od izbranega omrežja. Tudi na LinkedInu delodajalec ne sme zbirati vseh dosegljivih podatkov brez določenega namena, javna strokovna objava na drugem omrežju pa je lahko neposredno povezana z delom, za katero kandidat kandidira.
Zasebnega profila delodajalec ne sme obiti
Če je kandidat vsebino omejil na izbrani krog ljudi, je jasno pokazal, da je ne želi deliti z javnostjo. Delodajalec bi težko upravičil uporabo lažnega profila, prikrivanje identitete ali pridobivanje posnetkov objav prek drugih oseb, da bi obšel nastavitve zasebnosti.
Prav tako kandidat praviloma ni dolžan sprejeti prošnje za povezavo, razkriti gesla ali delodajalcu omogočiti dostopa do zasebnega profila. Takšna zahteva bi morala biti neposredno povezana z delom in imeti jasno pravno podlago, kar bo pri običajnem zaposlitvenem postopku težko utemeljiti.
Težava so lahko podatki o osebnih okoliščinah
Družbena omrežja lahko razkrijejo kandidatovo starost, zdravstveno stanje, invalidnost, vero, politično prepričanje, spolno usmerjenost, družinski položaj, članstvo v sindikatu ali druge osebne okoliščine.
Delodajalec mora kandidatom zagotavljati enako obravnavo ne glede na takšne okoliščine. Podatki o nosečnosti, načrtovanju družine in družinskem oziroma zakonskem stanu se pri zaposlovanju ne smejo zahtevati, če niso neposredno povezani z delovnim razmerjem.
Enako velja, če delodajalec do teh informacij ne pride z vprašanjem, temveč jih opazi na družbenem omrežju. Njihova javna objava jih ne spremeni v dopustno merilo za izbiro kandidata.
Kandidat mora biti obveščen o obdelavi podatkov
Če delodajalec podatke z družbenega omrežja zbere, zabeleži ali vključi v ocenjevanje kandidata, gre za obdelavo osebnih podatkov. Za to potrebuje ustrezno pravno podlago, upoštevati pa mora tudi načela omejitve namena, sorazmernosti in najmanjšega obsega podatkov.
Kadar podatkov ni pridobil neposredno od kandidata, ga mora praviloma obvestiti o njihovem viru, namenu in pravni podlagi obdelave, času hrambe ter njegovih pravicah. Če se delodajalec sklicuje na zakoniti interes, mora pred preverjanjem opraviti in dokumentirati tehtanje med svojim interesom ter kandidatovo pravico do zasebnosti.
Kandidat lahko od delodajalca zahteva informacije o tem, katere podatke o njem obdeluje, od kod jih je pridobil in za kakšen namen jih uporablja. Če obdelava temelji na zakonitem interesu, ji lahko pod določenimi pogoji tudi ugovarja.
Kandidatu ni treba izbrisati svojega zasebnega življenja
Pred prijavo na delovno mesto je smiselno preveriti nastavitve zasebnosti in podatke na javnih profilih, posebej če so zastareli ali napačni. Poklicni profil naj vsebuje aktualne podatke o izkušnjah, znanju in projektih.
To pa ne pomeni, da mora kandidat svoje zasebno življenje prilagoditi pričakovanjem vsakega morebitnega delodajalca. Odločitev o zaposlitvi bi morala temeljiti na znanju, izkušnjah in drugih pogojih, ki so pomembni za konkretno delo, ne pa na splošnem vtisu iz nepovezanih zasebnih objav.
Delodajalec torej lahko v omejenem obsegu preveri javno dostopne spletne podatke, vendar javni profil ni neomejeno dovoljenje za pregledovanje kandidatovega življenja. Čim bolj se preverjanje oddalji od zahtev delovnega mesta, tem težje ga je utemeljiti.
