Katere podatke lahko delodajalec zahteva ob prijavi na delo?

Prijava na delovno mesto običajno vsebuje ime, kontaktne podatke ter informacije o izobrazbi, znanju in delovnih izkušnjah.

Nekateri delodajalci pa že v prijavnem obrazcu zahtevajo tudi EMŠO, davčno številko, številko bančnega računa ali kopijo osebnega dokumenta. Čeprav bodo nekatere od teh podatkov potrebovali ob zaposlitvi, jih praviloma ne potrebujejo že za odločanje o tem, koga bodo povabili na razgovor.

Osnovno pravilo je, da sme delodajalec zbirati le podatke, ki so povezani z delovnim mestom in potrebni za izvedbo izbirnega postopka. Obseg podatkov zato ni enak pri vseh zaposlitvah.

Za prvo presojo običajno zadostujejo podatki iz življenjepisa

Delodajalec mora najprej ugotoviti, ali kandidat izpolnjuje pogoje za opravljanje dela. Zato lahko zahteva podatke o izobrazbi, preteklih zaposlitvah, znanju jezikov, strokovnih usposabljanjih, vozniškem dovoljenju, licencah in drugih kompetencah, ki so pomembne za konkretno delovno mesto.

Od kandidata lahko zahteva tudi ustrezna dokazila. Če je za delo potrebna določena stopnja izobrazbe, lahko preveri spričevalo ali diplomo. Če je pogoj veljavna licenca, strokovni izpit ali vozniško dovoljenje določene kategorije, lahko zahteva dokazilo tudi o tem.

To pa ne pomeni, da mora kandidat že prvi prijavi priložiti kopije vseh dokumentov, ki jih ima. Delodajalec lahko izpolnjevanje pogojev preveri tudi pozneje, denimo pred razgovorom ali pred sprejetjem končne odločitve. Zahtevana dokazila morajo biti povezana s pogoji, navedenimi v objavi prostega delovnega mesta.

EMŠO in davčna številka praviloma prideta na vrsto pozneje

EMŠO in davčna številka sta podatka, ki ju delodajalec potrebuje za vodenje predpisanih evidenc in urejanje prijav po sklenitvi delovnega razmerja. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ju uvršča med podatke o zaposlenem delavcu.

V običajnem izbirnem postopku pa delodajalec teh podatkov ne potrebuje, da bi ocenil kandidatovo izobrazbo, izkušnje ali primernost za delo. Njuno zbiranje že ob prvi prijavi bi zato težko upravičil zgolj z namenom izbire kandidata.

Enako velja za številko bančnega računa. Ta je potrebna za izplačevanje plače in drugih prejemkov, ne pa za odločitev, koga povabiti na razgovor. Delodajalec jo praviloma pridobi šele od izbranega kandidata, ko ureja dokumentacijo za začetek dela.

Kopija osebnega dokumenta ni običajen del prijave

Osebna izkaznica ali potni list vsebujeta več podatkov, kot jih delodajalec potrebuje v izbirnem postopku. Kopija dokumenta zato ne bi smela biti samoumevna priloga k življenjepisu.

Tudi po izbiri kandidata za preverjanje njegove identitete praviloma zadostuje vpogled v osebni dokument. Delodajalec lahko iz njega prepiše podatke, za katere ima ustrezno pravno podlago. Informacijski pooblaščenec v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih opozarja, da kopija osebnega dokumenta za pripravo pogodbe in vnos podatkov v kadrovsko evidenco praviloma ni potrebna.

Tudi kopija bančne kartice ali potrdila o davčni številki ni obvezna. Če zaposleni potrebne podatke sporoči na drug način, bi to moralo zadostovati.

Ali je fotografija v življenjepisu obvezna?

Fotografija praviloma ni nujen del prijave na delovno mesto. Delodajalec bi moral znati pojasniti, zakaj jo potrebuje in kako je povezana z izbiro kandidata. Dejstvo, da prijavni obrazec omogoča njeno nalaganje, še ne pomeni, da jo mora kandidat tudi dodati.

Če fotografija ni pomembna za presojo izpolnjevanja pogojev, se lahko kandidat odloči za življenjepis brez nje. Pri večini delovnih mest so za izbiro pomembni znanje, izkušnje in sposobnosti, ne pa videz kandidata.

Vprašanja o zasebnem življenju imajo jasne omejitve

Zakon o delovnih razmerjih določa, da delodajalec pri sklepanju pogodbe ne sme zahtevati podatkov o družinskem ali zakonskem stanu, nosečnosti in načrtovanju družine. Prav tako ne sme zahtevati drugih podatkov, ki niso neposredno povezani z delovnim razmerjem.

Vprašanja, kot so “Ali nameravate imeti otroke?”, “Kdo bo skrbel za otroka, kadar bo bolan?” ali “Ali ste poročeni?”, zato niso dopustna podlaga za izbiro kandidata. Kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso neposredno povezana z delom.

Drugače je, kadar je posamezna okoliščina res pomembna za izvajanje delovnih obveznosti. Kandidat mora delodajalca obvestiti o okoliščinah, ki bi ga onemogočale ali bistveno omejevale pri opravljanju dela oziroma bi lahko ogrožale življenje ali zdravje drugih. To pa delodajalcu še ne daje pravice do splošnega poizvedovanja o kandidatovem zdravstvenem stanju in zasebnem življenju.

Zdravstveno zmožnost ugotavlja izvajalec medicine dela

Če je za delovno mesto potrebno preverjanje zdravstvene zmožnosti, lahko delodajalec izbranega kandidata na svoje stroške napoti na predhodni zdravstveni pregled. Pregled mora biti povezan s tveganji in zahtevami konkretnega dela.

Delodajalec praviloma ne potrebuje kandidatove diagnoze ali celotne zdravstvene dokumentacije. Prejeti mora informacijo o tem, ali kandidat izpolnjuje zdravstvene zahteve za opravljanje določenega dela in ali pri njem obstajajo omejitve, ki jih mora upoštevati.

Potrdilo o nekaznovanosti ni upravičeno pri vsakem delu

Potrdilo o nekaznovanosti je lahko dopustna zahteva, kadar ga za določeno delo zahteva zakon ali kadar je nekaznovanost zaradi narave dela utemeljeno določena kot pogoj. To lahko velja na primer za nekatera dela z otroki, tajnimi podatki, večjimi denarnimi zneski ali posebno varnostno odgovornostjo.

Takšne zahteve pa ni mogoče avtomatično razširiti na vsa delovna mesta. Informacijski pooblaščenec poudarja, da bi bilo nesorazmerno od vseh kandidatov zahtevati splošno potrdilo za vsa kazniva dejanja. Če je nekaznovanost pogoj za zaposlitev, bi moral biti kandidat s tem seznanjen že v objavi prostega delovnega mesta.

Kandidat mora vedeti, kaj se bo zgodilo z njegovimi podatki

Delodajalec mora kandidatu zagotoviti informacije o obdelavi osebnih podatkov. Med drugim mora pojasniti, kdo podatke zbira, za kakšen namen in na kateri pravni podlagi jih bo uporabljal, koliko časa jih bo hranil, komu jih lahko posreduje ter katere pravice ima kandidat.

To obvestilo je lahko vključeno v spletni prijavni obrazec, objavljeno na karierni strani podjetja ali posredovano ob prejemu prijave. Splošna navedba, da bo podjetje podatke obdelovalo “v skladu z GDPR”, sama po sebi ne pove dovolj.

Posebna pozornost je potrebna, kadar želi delodajalec prijavo obdržati tudi za prihodnja prosta delovna mesta. To je drug namen od izbire za trenutno razpisano delo, zato mora imeti zanj ustrezno podlago. Kandidatova privolitev mora biti prostovoljna, jasna in preklicljiva.

Kaj se zgodi s prijavo neizbranega kandidata?

Delodajalec prijav ne sme hraniti neomejeno in brez določenega razloga. Dokumentacijo, ki je nastala v izbirnem postopku, lahko določen čas hrani zaradi morebitnega uveljavljanja pravic in dokazovanja, da je bil postopek izveden zakonito. Pri tem mora upoštevati namen posameznega dokumenta, morebitne posebne predpise in veljavne roke.

Neizbrani kandidat lahko zahteva vrnitev dokumentov, ki jih je predložil kot dokazila o izpolnjevanju pogojev. Če želi delodajalec njegovo prijavo hraniti zaradi prihodnjih zaposlitvenih priložnosti, mora kandidata o tem posebej obvestiti in pridobiti ustrezno privolitev.

Zahtevan podatek mora imeti konkreten namen

Pri presoji, ali je določena zahteva upravičena, je koristno preveriti, zakaj delodajalec podatek potrebuje že v tej fazi postopka.

Kontaktni podatki, informacije o izkušnjah in dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev so običajen del prijave. EMŠO, davčna številka, bančni račun in podatki za kadrovske evidence pa so praviloma potrebni šele, ko je kandidat izbran.

Če namen ni pojasnjen, lahko kandidat delodajalca vpraša, zakaj podatek zahteva, na kateri pravni podlagi ga bo obdeloval in koliko časa ga bo hranil. Zahteva po dodatnem pojasnilu ni zavračanje sodelovanja, temveč uveljavljanje pravice vedeti, kdo uporablja osebne podatke in za kakšen namen.

Pravna podlaga za področje je predvsem Zakon o delovnih razmerjih, skupaj s pravili Splošne uredbe o varstvu podatkov in področno zakonodajo. Ker se upravičenost posameznega podatka presoja tudi glede na naravo delovnega mesta, lahko pri določenih poklicih veljajo dodatne zahteve.