Kaj se zgodi s prijavo po končanem zaposlitvenem postopku?
Ko kandidat prejme obvestilo, da ni bil izbran, je zaposlitveni postopek zanj končan.
Njegova prijava, življenjepis in priložena dokazila pa zaradi tega niso nujno takoj izbrisani oziroma uničeni.
Delodajalec sme del dokumentacije še nekaj časa hraniti kot dokaz o poteku izbire. Če želi podatke uporabiti tudi pri prihodnjih zaposlitvah, mora za to imeti posebno pravno podlago. Kaj lahko kandidat zahteva po končanem postopku in koliko časa smejo njegovi podatki ostati pri delodajalcu?
Kdaj mora delodajalec poslati obvestilo?
Delodajalec mora neizbrane kandidate v osmih dneh po končanem postopku izbire pisno obvestiti, da niso bili izbrani. Obvestilo lahko pošlje tudi po elektronski pošti na naslov, ki ga je kandidat navedel za ta namen.
Zakon delodajalcu ne nalaga, da mora v obvestilu podrobno pojasniti, zakaj je izbral drugega kandidata. Neizbrani kandidat pa lahko zahteva vrnitev dokumentov, ki jih je predložil kot dokazila o izpolnjevanju pogojev za delo.
Vsa dokumentacija se ne obravnava enako
Prijava za delo lahko vsebuje življenjepis, spremno pismo in različne priloge. Med njimi so lahko spričevala, diplome, potrdila o opravljenih izpitih, licence in druga dokazila o izpolnjevanju pogojev.
Med postopkom nastane še dodatna dokumentacija. Vanjo sodijo denimo analiza prijav, vabila na razgovore, rezultati preizkusov znanja, zapisniki, odločitev o izbiri ter obvestila kandidatom. Takšno gradivo dokumentira potek izbire in delodajalcu omogoča, da pozneje izkaže, kako je postopek izvedel.
Predložena dokazila in dokumentacija o poteku izbire imajo različna namena, zato tudi njihova hramba ni nujno enako dolga.
Kandidat lahko zahteva vrnitev dokumentov, ki jih je predložil kot dokazila. Delodajalec pa sme dokumentacijo o izvedenem postopku hraniti toliko časa, kolikor jo upravičeno potrebuje zaradi uveljavljanja pravic, morebitnih pravnih postopkov ali zahtev področnih predpisov.
Ali mora delodajalec podatke takoj izbrisati?
Po končanem postopku delodajalec ne sme brez razloga neomejeno hraniti vseh podatkov, vendar mu jih tudi ni treba izbrisati takoj po pošiljanju obvestila o neizbiri.
Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da je treba dokazila neizbranih kandidatov hraniti najmanj do poteka obdobja, v katerem je mogoče pričakovati uveljavljanje pravnega varstva. Če postopek ni sprožen in za dokumente ne obstaja druga podlaga, se dokazila vrnejo kandidatu oziroma uničijo. Če kandidat sproži pravni postopek, se relevantna dokumentacija hrani do njegovega pravnomočnega zaključka.
Drugače se obravnava gradivo, ki prikazuje potek in pravilnost izbire. Informacijski pooblaščenec v mnenju iz februarja 2026 navaja, da ga je, kadar pravno sredstvo ni bilo vloženo in posebni predpisi ne določajo drugače, načeloma smiselno hraniti pet let od odločitve o izbiri.
Pet let ni enoten zakonski rok za vse prijave in vse vrste podatkov. Ustrezen rok mora delodajalec določiti glede na namen, vrsto dokumentacije, možnosti uveljavljanja pravic in morebitne posebne predpise.
Hramba ni enaka ponovni uporabi prijave
Delodajalec lahko dokumentacijo določen čas hrani kot dokaz o izvedenem postopku. To pa še ne pomeni, da sme kandidata na njeni podlagi samodejno vključevati v prihodnje izbire.
Prijava je bila oddana za določeno delovno mesto. Če želi delodajalec podatke neizbranega kandidata uporabljati tudi pri iskanju ljudi za druga delovna mesta, gre za drug namen.
Informacijski pooblaščenec pri daljši hrambi prijav zaradi prihodnjih zaposlitvenih postopkov izpostavlja nedvoumno privolitev kandidata. Delodajalec mora pojasniti, katere podatke bo uporabljal, za kakšne zaposlitvene priložnosti, koliko časa jih bo hranil in kako je mogoče privolitev preklicati.
Kandidat se lahko s takšno uporabo strinja ali jo zavrne. Zavrnitev ne spremeni njegove prijave za delovno mesto, za katero je izbirni postopek že potekal.
Kaj pomeni preklic privolitve?
Kandidat, ki je dovolil uporabo prijave pri prihodnjih zaposlitvah, lahko privolitev pozneje prekliče. Delodajalec po preklicu njegovih podatkov ne sme več uporabljati za ta namen.
Preklic pa ne pomeni nujno takojšnjega izbrisa vse dokumentacije. Če delodajalec nekatere podatke še upravičeno hrani zaradi že končanega izbirnega postopka, jih lahko obdrži do izteka ustreznega roka. Ne sme pa jih uporabljati za iskanje kandidatov za druga delovna mesta.
Enaka prijava je torej lahko obdelana za dva ločena namena: kot dokumentacija preteklega postopka in kot vir podatkov za prihodnje zaposlitvene možnosti. Prenehanje enega namena ne odpravi samodejno drugega.
Katere informacije lahko zahteva kandidat?
Kandidat ima pravico izvedeti, ali delodajalec še obdeluje njegove osebne podatke in za kakšen namen. Zahteva lahko tudi informacije o vrstah podatkov, predvidenem obdobju hrambe in uporabnikih, ki so jim bili podatki razkriti.
Če so podatki netočni, lahko zahteva njihov popravek. Pod zakonskimi pogoji lahko zahteva tudi izbris ali omejitev obdelave. Pravica do izbrisa ni absolutna, zato delodajalcu ni treba izbrisati podatkov, za katere še obstaja veljavna pravna podlaga.
Zahteva se naslovi na delodajalca oziroma kontakt, naveden v obvestilu o obdelavi osebnih podatkov. Če kandidat meni, da delodajalec z njegovimi podatki ravna nezakonito, lahko vloži prijavo pri Informacijskem pooblaščencu.
