Plačni razpon
1500 €2600 € bruto
Razpon je odvisen od izkušenj, regije in oblike zaposlitve. Gre za okvirno oceno mesečne bruto plače glede na izkušnje in delodajalca, ne za individualno uradno plačo.
Tajnik
Tajnik skrbi za pisarniško dokumentacijo, poslovno komunikacijo in organizacijo dogovorov. Sprejema obiskovalce, telefonske klice in pošto, pripravlja dopise ter piše zapisnike. Običajno je zaposlen v podjetju, javnem zavodu, društvu ali drugi organizaciji.
Hitra dejstva
Zaposljivost
Upadajoče povpraševanje
Povpraševanje po delavcih je v upadu; število prostih delovnih mest v panogi se zmanjšuje.
Izobrazba
Višja strokovna (VI/1)
Podrobnejši pregled poti, šol in izpitov je v razdelku spodaj.
Več v razdelku →Študentsko delo
Občasno študentsko
Študenti lahko pomagajo pri administrativnih opravilih, urejanju evidenc, vnosu podatkov in organizaciji dogodkov.
Urnik
Reden urnik
Delo večinoma poteka med delavniki in v dnevnem času. Ob večjih dogodkih ali kratkih rokih so lahko potrebne dodatne ure.
Delo od doma
Na lokaciji
Dokumentacijske in nekatere komunikacijske naloge se lahko opravljajo na daljavo. Za sprejem obiskovalcev in urejanje fizične pošte mora biti tajnik v pisarni.
Oblika dela
Redna zaposlitev
Tajniki so v Sloveniji večinoma zaposleni v podjetjih, javnih zavodih, društvih in drugih organizacijah.
Sezonsko delo
Vse leto
Delo ni izrazito sezonsko. Več ga je lahko pred poročili, dogodki in drugimi notranjimi roki.
Psihofizična obremenitev
Nizka
Delo je v poznejšem obdobju kariere običajno vzdržno, če so delovno mesto, vidne obremenitve in tempo dela ustrezno urejeni.
Več v razdelku →Poklicno zavarovanje
Ni tipično
Za večino vlog v tem poklicu veljajo splošni pogoji obveznega pokojninskega zavarovanja. Posebno poklicno zavarovanje tukaj ni tipično.
Kaj dela tajnik
Tajnik v podjetju ali ustanovi opravlja vsakodnevna administrativna dela in skrbi, da informacije pravočasno pridejo do sodelavcev, vodij in obiskovalcev. Pri delu potrebuje vljudnost, odzivnost in natančnost pri zapisovanju dogovorov.
Prejeto pošto razvršča, evidentira in pošilja naslovnikom. Pripravi tudi odhodno pošto. Piše, oblikuje in jezikovno pregleda dopise, vabila, zapisnike in druga gradiva, nato pa dokumente ustrezno shrani.
Za sestanke usklajuje termine, pošilja vabila in pripravi potrebno gradivo. Glede na delodajalca lahko vodi kadrovske evidence, ureja odsotnosti ali pomaga pri pripravi podatkov za računovodstvo.
Večino časa dela sede za računalnikom in ob telefonu v pisarni. Ravnati mora z zaupnimi podatki, poznati pravila pisarniškega poslovanja in hrambe dokumentov ter način komunikacije prilagoditi strankam, sodelavcem in poslovnim partnerjem.
Delovne naloge
Uredi prejete zadeve
Tajnik pregleda elektronsko in fizično pošto, preusmeri telefonske klice ter evidentira prejete dokumente in dogovorjene termine.
Pripravi gradiva in uskladi sestanke
Napiše dopis ali vabilo, zbere priloge, uskladi proste termine in pripravi dokumentacijo za sestanek.
Uredi in arhiviraj dokumentacijo
Po sestanku uredi zapisnik, pošlje dogovorjena gradiva ter dokumente označi in shrani po pravilih pisarniškega poslovanja.
Profil idealnega kandidata za ta poklic
Natančno pisno sporazumevanje
Tajnik piše jasna uradna in poslovna besedila ter pravilno zapisuje dogovore.
- dobro poznavanje slovenskega jezika in poslovne korespondence
- smisel za pregledno oblikovanje dokumentov
- diskretno ravnanje z zaupnimi podatki
Usklajevanje več opravil
Ob klicih, dokumentih, terminih in obiskovalcih zna določiti prednostne naloge in ohraniti pregled.
- organiziranje časa in rokov
- zanesljivo vodenje evidenc
- mirno odzivanje na prekinitve
Poslovna komunikacija s sogovorniki
V stikih s strankami, sodelavci in partnerji komunicira jasno, vljudno in stvarno.
- poslovni bonton
- ustno sporazumevanje po telefonu in v živo
- uporabno znanje tujega jezika je prednost
Izobrazba
Zahtevana raven
VI/1. stopnja
Za poklic tajnika je predvidena VI/1. stopnja, torej višja strokovna izobrazba. V administrativna dela lahko vodijo tudi srednješolski programi ekonomske ali upravno-administrativne smeri, na primer ekonomski tehnik in administrator. Delodajalci pri zaposlovanju pogosto preverjajo tudi pisno izražanje, uporabo pisarniških programov, poslovno komunikacijo in poznavanje administrativnih postopkov.
Pot do poklica
Pridobi administrativne osnove
Srednješolska programa administrator in ekonomski tehnik dajeta osnovo iz poslovanja, dokumentacije, računalništva in komunikacije.
Nadaljuj na višji strokovni ravni
VI/1. stopnja pomeni višjo strokovno izobrazbo, pri kateri se poglobijo poslovno-organizacijska in administrativna znanja.
Naberi pisarniške izkušnje
Administrativna pomoč, delo v tajništvu, sprejem strank ali urejanje evidenc pokažejo, da kandidat zna samostojno delati z dokumenti in roki.
Srednje šole
Šole, kjer lahko pridobiš izobrazbo za ta poklic. Podatke pripravlja srednjesole.si.
Prihodnost poklica
- Trg dela
Manj samostojnih tajniških delovnih mest
Ker je perspektiva poklica upadajoča in poklic ni med deficitarnimi, bo pri klasičnih tajniških zaposlitvah več konkurence. Delodajalci bodo pogosteje združevali tajniške naloge s kadrovsko, računovodsko ali projektno administracijo.
- Vsebina dela
Širše administrativne odgovornosti
V manjših podjetjih in organizacijah bo tajnik pogosteje pripravljal kadrovske evidence, pomagal pri računih, urejal pogodbeno dokumentacijo ali administracijo dogodkov. Delo, omejeno le na sprejemanje klicev in urejanje pošte, bo redkejše.
- Zahteve delodajalcev
Več veljajo specializirana znanja
Prednost bodo imeli kandidati, ki poleg pisarniškega poslovanja poznajo tudi področje delodajalca, na primer javno upravo, šolstvo, zdravstvo, računovodstvo ali projektno delo. Znanje tujega jezika ostaja pomembno predvsem v podjetjih s tujimi partnerji.
Delo v poznejšem obdobju kariere
V poznejšem obdobju kariere tajnik večinoma opravlja sedeče pisarniško delo z rednim dnevnim urnikom. Izkušnje z dokumentacijo, poslovnim bontonom in notranjimi postopki pridejo prav pri zahtevnejših administrativnih nalogah.
Psihofizična obremenitev
NizkaDelo je v poznejšem obdobju kariere običajno vzdržno, če so delovno mesto, vidne obremenitve in tempo dela ustrezno urejeni.
- Urnik
- Reden urnik
- Lokacija
- Na lokaciji
- Sezonsko delo
- Vse leto
- Obremenitev
- Fizična obremenitev je majhna. Več težav lahko povzročajo dolgotrajno sedenje, delo pred zaslonom, pogoste telefonske prekinitve in kratki roki.
- Skrajšan delovnik
- Skrajšan delovnik je mogoč tam, kjer si administrativna opravila deli več sodelavcev, vendar je odvisen od organizacije pisarne.
- Mentorstvo
- Izkušeni tajnik lahko uvaja nove administrativne sodelavce v delo z dokumenti, notranjimi evidencami in uveljavljenimi načini komunikacije.