Plačni razpon
1350 €2500 € bruto
Razpon je odvisen od izkušenj, regije in oblike zaposlitve. Gre za okvirno oceno mesečne bruto plače administratorja, ne za uradno individualno plačo.
Administrator
Administrator skrbi za pisarniško dokumentacijo, evidence in komunikacijo. Sprejema pošto in klice ter ureja podatke za sodelavce. Običajno dela v tajništvu, upravi podjetja, javnem zavodu ali drugi pisarni.
Hitra dejstva
Zaposljivost
Upadajoče povpraševanje
Povpraševanje po delavcih je v upadu; število prostih delovnih mest v panogi se zmanjšuje.
Izobrazba
Srednja šola (V)
Podrobnejši pregled poti, šol in izpitov je v razdelku spodaj.
Več v razdelku →Študentsko delo
Občasno študentsko
Študenti lahko pomagajo pri vnosu podatkov, arhiviranju, pripravi dokumentov in recepcijskih opravilih.
Urnik
Reden urnik
Delo običajno poteka med delavniki in v dnevnem pisarniškem času. Urnik je lahko prilagojen uradnim uram ali rokom za dokumentacijo.
Delo od doma
Na lokaciji
Del nalog z dokumenti in elektronsko pošto se lahko opravi na daljavo. Sprejem pošte, obiskovalcev in telefonskih klicev pa administratorja pogosto veže na pisarno.
Oblika dela
Redna zaposlitev
Administrator je v Sloveniji najpogosteje zaposlen v podjetju, javnem zavodu ali drugi organizaciji kot del pisarniške ekipe.
Sezonsko delo
Vse leto
Pisarniško delo je večinoma razporejeno čez vse leto. Obseg se lahko začasno poveča pred roki, poročili ali ob odsotnosti sodelavcev.
Psihofizična obremenitev
Nizka
Delo je lahko tudi v poznejšem obdobju kariere ustrezno, vendar vključuje dolgotrajno sedenje, natančno delo z zaslonom in pogoste prekinitve.
Več v razdelku →Poklicno zavarovanje
Ni tipično
Za večino vlog v tem poklicu veljajo splošni pogoji obveznega pokojninskega zavarovanja. Posebno poklicno zavarovanje tukaj ni tipično.
Kaj dela administrator
Administrator skrbi, da dokumenti in informacije pravočasno pridejo do sodelavcev, strank in zunanjih izvajalcev. Prevzema pošiljke, jih pregleda, evidentira in razdeli naslovnikom. Pripravi tudi pošto za odpošiljanje.
Po telefonu in elektronski pošti sprejema vprašanja, poveže klice s pristojno osebo ter pripravlja kratke odgovore in dopise. Pogodbe, obrazce in drugo gradivo razvršča v mape, da so podatki urejeni in jih je mogoče hitro najti.
V računalniške evidence vnaša podatke ter pomaga pri enostavnih kadrovskih in finančnih zapisih. Izpolnjuje obrazce, prepisuje besedila, tiska dokumente in pripravlja kopije za sestanke ali pošiljanje.
Večino časa dela sede za računalnikom. Občasno gre po pošto, do tiskalnika ali po pisarni. V večjih pisarnah so pogosti hrup, prekinitve in potreba po zbranosti pri delu z zaslonom.
Delovne naloge
Prevzem dokumentov in sporočil
Administrator zjutraj prevzame prispelo pošto, jo odpre, razvrsti po naslovnikih in vpiše v evidenco. Pregleda tudi prejeta elektronska sporočila ter zadeve, ki jih je treba hitro obravnavati, posreduje sodelavcu.
Urejanje evidenc in gradiv
Administrator vnaša podatke v računalniško bazo, dopolnjuje obrazce ter razvršča dokumente v mape ali arhiv. Za sestanek pripravi natisnjene kopije, dopise ali drugo zahtevano gradivo.
Komunikacija in zaključevanje zadev
Administrator sprejme telefonski klic, poda osnovno informacijo ali ga poveže s pristojno osebo. Ob koncu dneva pripravi odhodno pošto, preveri evidentirane zadeve in pospravi dokumente na določeno mesto.
Profil idealnega kandidata za ta poklic
Natančno urejanje podatkov
Administrator mora imeti pregled nad dokumenti in zapisi, saj se napake v imenih, datumih ali evidencah hitro prenesejo v nadaljnje delo.
- pozornost pri prepisovanju in vnosu podatkov
- urejen način razvrščanja dokumentov
- dosledno preverjanje obrazcev in prilog
Jasna poslovna komunikacija
Pri klicih, elektronski pošti in stikih z obiskovalci poda jasno informacijo ter zadevo usmeri k pravi osebi.
- vljuden in razumljiv nastop
- zmožnost poslušanja navodil
- primerno pisno izražanje
Delo ob več sočasnih zahtevah
Pisarniški dan pogosto prekinjajo klici, pošta in nujni dokumenti. Administrator mora zato razporediti naloge in ohraniti pregled.
- zanesljivo dokončanje dogovorjenih nalog
- prilagodljivost ob spremembi prioritet
- samostojno reševanje običajnih pisarniških zadev
Izobrazba
Zahtevana raven
V. stopnja
Za poklic administratorja je predvidena V. stopnja izobrazbe, to je srednješolsko gimnazijsko, poklicno-tehniško, tehniško ali drugo strokovno izobraževanje. Osnovna strokovna znanja daje triletni program administrator. Šolanje je mogoče nadaljevati do naziva ekonomski tehnik. Delodajalci lahko glede na delo zahtevajo tudi dodatna znanja, na primer vozniški izpit.
Pot do poklica
Podatke o izobraževanju pripravlja srednjesole.si.
Srednješolska strokovna podlaga
Triletni poklicni program administrator daje znanja iz pisarniškega poslovanja, poslovnega komuniciranja, računalništva in osnov administrativnih evidenc.
Nadaljevanje izobraževanja
Po poklicnem programu je mogoče nadaljevati šolanje in pridobiti naziv ekonomski tehnik. Ta razširi znanja s področja poslovanja in ekonomike.
Prve izkušnje v pisarni
Začetna dela pogosto vključujejo vnos podatkov, arhiviranje, sprejemanje klicev, pripravo dokumentov in pomoč v tajništvu. Delodajalec administratorja nato seznani s svojimi obrazci, evidencami in potekom dokumentov.
Prihodnost poklica
- Trg dela
Manj širokih začetnih mest
Perspektiva poklica je upadajoča in ne spada med deficitarne poklice. Vstopna mesta bodo zato pogosteje združevala administracijo z recepcijo, podporo prodaji, kadrovskimi evidencami ali osnovnim računovodskim delom.
- Širina znanj
Več dela s specializirano dokumentacijo
Delodajalci bodo pri administratorju pogosteje iskali poznavanje dokumentov s svojega področja, na primer naročilnic, kadrovskih obrazcev, računov, pogodb ali postopkov javne uprave. Splošna pisarniška znanja bodo bolj uporabna skupaj s poznavanjem dejavnosti.
- Organizacija dela
Manj ločenega tajništva v manjših okoljih
V manjših podjetjih in ustanovah se lahko administrativne naloge povezujejo z organizacijo sestankov, sprejemom obiskovalcev, naročanjem pisarniškega materiala in podporo vodji. V večjih okoljih bodo dela pogosteje ločena med tajništva, sprejemne pisarne in strokovne službe.
Delo v poznejšem obdobju kariere
Administrator v poznejšem obdobju kariere večinoma dela v notranjih prostorih in opravlja sedeče pisarniške naloge. Fizičnega napora je malo, več pozornosti pa zahtevajo oči, drža pri delu in odzivanje na več zahtev hkrati.
Psihofizična obremenitev
NizkaDelo je lahko tudi v poznejšem obdobju kariere ustrezno, vendar vključuje dolgotrajno sedenje, natančno delo z zaslonom in pogoste prekinitve.
- Urnik
- Reden urnik
- Lokacija
- Na lokaciji
- Sezonsko delo
- Vse leto
- Obremenitev
- Fizična obremenitev je majhna. Dolgotrajno sedenje, gledanje v zaslon in hrup v skupni pisarni lahko povečajo utrujenost.
- Skrajšan delovnik
- Skrajšan delovnik je lahko mogoč, kadar si delo deli več administrativnih sodelavcev. Odvisen je od potrebe po prisotnosti med uradnimi urami in sprejemu strank.
- Mentorstvo
- Izkušen administrator lahko mlajše sodelavce uvaja v evidenčne postopke, poslovno komunikacijo in urejanje dokumentacije.