Plačni razpon
1500 €2700 € bruto
Razpon je odvisen od izkušenj, regije in oblike zaposlitve. Gre za okvirno oceno mesečne bruto plače glede na izkušnje in sektor, ne za uradno individualno plačo.
Poslovni sekretar
Poslovni sekretar skrbi za organizacijo pisarniškega dela, dokumentacijo in komunikacijo v podjetju ali ustanovi. Usklajuje roke, pripravlja poročila ter spremlja pogodbe in stroške. Dela v tajništvu, poslovni pisarni ali upravni službi.
Hitra dejstva
Zaposljivost
Upadajoče povpraševanje
Povpraševanje po delavcih je v upadu; število prostih delovnih mest v panogi se zmanjšuje.
Izobrazba
Višja strokovna (VI/1)
Podrobnejši pregled poti, šol in izpitov je v razdelku spodaj.
Več v razdelku →Študentsko delo
Ni študentsko
Študenti lahko delajo predvsem kot administrativni pomočniki, pri vnosu podatkov, urejanju dokumentov in podpori tajništvu.
Urnik
Reden urnik
Delo večinoma poteka med delavniki v običajnem pisarniškem času. Ob rokih, sestankih ali dogodkih se delovnik včasih podaljša.
Delo od doma
Na lokaciji
Del administrativnega dela in urejanja dokumentacije se lahko opravlja na daljavo. Usklajevanje v pisarni in delo z zaupnimi gradivi pa pogosto zahtevata prisotnost.
Oblika dela
Redna zaposlitev
Poslovni sekretar je v Sloveniji najpogosteje zaposlen v podjetju, javnem zavodu ali drugi organizaciji.
Sezonsko delo
Vse leto
Delo ni izrazito sezonsko. Ob zaključkih poslovnih obdobij ali večjih projektih se lahko obseg nalog poveča.
Psihofizična obremenitev
Nizka
Delo je v poznejšem obdobju kariere običajno vzdržno, saj ni večjih fizičnih obremenitev. Potrebni pa so zbranost, natančno delo z dokumenti in uporaba računalnika.
Več v razdelku →Poklicno zavarovanje
Ni tipično
Za večino vlog v tem poklicu veljajo splošni pogoji obveznega pokojninskega zavarovanja. Posebno poklicno zavarovanje tukaj ni tipično.
Kaj dela poslovni sekretar
Poslovni sekretar dela v tajništvu, poslovni pisarni ali upravni službi. Skrbi za vsakodnevna administrativna opravila in organizacijo dela. Ureja korespondenco, dogovarja termine, pripravlja gradiva za sestanke ter posreduje informacije sodelavcem, strankam in poslovnim partnerjem.
Vodi terminske načrte, evidentira podpisane pogodbe ter pripravlja poslovne analize in poročila. Preverja, ali so podatki popolni, primerja stroške z načrti in opozarja odgovorne osebe, če manjkajo dokumenti ali roki niso urejeni.
Pri delu ravna z zapisniki, finančnimi načrti, poročili in drugimi zaupnimi dokumenti. Sporazumeva se v slovenščini, pogosto tudi v tujem jeziku, pozna poslovni bonton in pomaga pri urejanju upravnih zadev.
Delo večinoma poteka v pisarni, ob računalniku, telefonu in dokumentaciji. Fizično ni posebej zahtevno, zahteva pa zbranost, natančnost pri delu z zaslonom in diskretnost pri občutljivih informacijah.
Delovne naloge
Usklajevanje dnevnih obveznosti
Pregleda koledar, prejeta sporočila in odprte naloge. Nato uskladi termine sestankov, pripravo gradiv in komunikacijo med sodelavci.
Urejanje dokumentacije in podatkov
Zbira dokumente, evidentira pogodbe, pripravlja zapisnike ali poročila ter preverja, ali so podatki popolni, pravilno označeni in varno shranjeni.
Spremljanje rokov in stroškov
Ob zaključku posameznih nalog primerja načrtovane in dejanske stroške, opozori na manjkajočo dokumentacijo ter pripravi pregled za odgovorno osebo.
Profil idealnega kandidata za ta poklic
Natančno ravnanje z dokumenti
Delo zahteva natančno pregledovanje podatkov in urejeno vodenje gradiv, saj lahko napake vplivajo na roke, stroške ali poslovne odločitve.
- pozornost do podrobnosti
- sposobnost preverjanja napak
- urejenost pri razvrščanju dokumentov
Diskretna poslovna komunikacija
Poslovni sekretar vsak dan posreduje informacije različnim ljudem. Zato potrebuje jasno izražanje, poznavanje poslovnega bontona in občutek za zaupnost.
- jasno pisno in ustno izražanje
- diskretnost pri občutljivih podatkih
- sporazumevanje v slovenskem in tujih jezikih
Organiziranje več hkratnih nalog
Pri delu se prepletajo sestanki, dokumenti, roki in nepričakovane spremembe. Pomembno je, da zna naloge mirno razvrstiti po prednostih.
- zbranost ob prekinitvah
- odgovoren odnos do rokov
- prilagodljivost pri spremembah
Izobrazba
Zahtevana raven
VI/1. stopnja
Za ta poklic je običajna višja strokovna izobrazba administrativne smeri oziroma strokovni program po zaključeni srednji šoli. Gre za VI/1. stopnjo izobrazbe. Srednješolska programa administratorja ali ekonomskega tehnika sta lahko dobra podlaga za nadaljnje izobraževanje, vendar nista edini poti do dela v administraciji in organizaciji.
Pot do poklica
Srednješolska poslovna ali administrativna podlaga
Programa administratorja in ekonomskega tehnika dajeta osnovo iz poslovanja, dokumentacije, komuniciranja in administrativnega dela.
Višješolsko strokovno izobraževanje
Za poklic je običajna višja strokovna administrativna smer oziroma nadaljevalni strokovni program po srednješolski izobrazbi, na VI/1. stopnji.
Izkušnje v pisarniškem okolju
Delo v tajništvu, administraciji, sprejemni pisarni ali pri vodenju evidenc razvije organiziranje rokov, poslovno pisanje in skrbno ravnanje z dokumentacijo.
Srednje šole
Šole, kjer lahko pridobiš izobrazbo za ta poklic. Podatke pripravlja srednjesole.si.
Prihodnost poklica
- Trg dela
Manj široko opredeljenih delovnih mest
Perspektiva poklica je upadajoča, zato zaposlitev ob vstopu na trg dela ni samoumevna. Delodajalci bodo pogosteje iskali ljudi za širše administrativne in koordinacijske vloge, ne samo za delovno mesto z nazivom poslovni sekretar.
- Vsebina delovnega mesta
Več povezovanja administracije in koordinacije
V manjših podjetjih se delo lahko povezuje s kadrovsko administracijo, podporo računovodstvu, organizacijo sestankov ali komunikacijo s strankami. V večjih sistemih so naloge pogosteje razdeljene med tajništvo, finance in upravo.
- Zahteve delodajalcev
Večji poudarek na zaupnosti in poslovnem sporazumevanju
Pri zaposlovanju bodo prednost imele izkušnje z zaupnimi dokumenti, poslovnim pisanjem, tujimi jeziki in razumevanjem upravnih postopkov. Potrebna je tudi zanesljiva presoja o tem, katere informacije se lahko posredujejo in komu.
Delo v poznejšem obdobju kariere
V poznejšem obdobju kariere delo ostaja predvsem pisarniško in fizično manj zahtevno. Vključuje dolgotrajno sedenje, delo z zaslonom ter odgovornost za roke in zaupne podatke. Izkušnje z urejanjem dokumentacije in poslovnim komuniciranjem pridejo prav pri zahtevnejših koordinacijskih nalogah.
Psihofizična obremenitev
NizkaDelo je v poznejšem obdobju kariere običajno vzdržno, saj ni večjih fizičnih obremenitev. Potrebni pa so zbranost, natančno delo z dokumenti in uporaba računalnika.
- Urnik
- Reden urnik
- Lokacija
- Na lokaciji
- Sezonsko delo
- Vse leto
- Obremenitev
- Fizična obremenitev je majhna. Psihično so lahko naporni pogosti roki, prekinitve pri delu in odgovorno ravnanje z zaupnimi podatki.
- Skrajšan delovnik
- Skrajšan delovnik je lahko izvedljiv, kadar si administrativne naloge deli več sodelavcev. Manj pogost je pri samostojnem vodenju tajništva.
- Mentorstvo
- Mentorsko delo je mogoče pri uvajanju mlajših sodelavcev v dokumentne postopke, poslovno komunikacijo in organizacijo pisarne.